هر اداره ثبت صلاحیت ذاتی او صدور سند مالکیت یا در صورت مفقود شدن سند ،صدور المثنی سند مالکیت ودادن رونوشت از سند ، ثبت ملک و… است و صلاحیت محلی او آن است که فقط در مورد مسائل مربوط به حوزه ی خود می تواند صلاحیت ذاتی خود را اعمال کند و اگر صلاحیت ذاتی یا محلی رعایت نشود ؛ سند صادره اعتبار نخواهد داشت.

دفاتر اسناد رسمی ودفاتر ازدواج و طلاق به شرط آنکه از حوزه صلاحیتی خود خارج نشوند و در محل خود باقی بمانند برای ساکنین کل کشور می توانند سندبنویسند ؛ اگرسردفتر در خارج از محل خود سند تنظیم کند، سند مزبور سند عادی محسوب میشود.

سَندی رسمی است که تمام شرایط قانونی را داشته باشد، یعنی نزدماموررسمی و درحدود صلاحیت وی وطبق مقررات تنظیم شده باشد.نسبت به سند رسمی فقط ادعای جعل می توان کرد.

طبق قانون مدنی : سند رسمی سندی است که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا در دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده باشد یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد . اسناد رسمی معمولا لازم الاجرا هستند.

اگر سندی در دفترخانه اسناد رسمی تنظیم شود و دارای امضای متعاملین باشد ولی تشریفات قانونی آن رعایت نگردد ؛ آن سند عادی محسوب میشود؛ ولی اشتباه وعدم رعایت تشریفات در اداره ثبت سند را باطل میکند زیرا سند اداره ثبت به امضای متعاملین نمیرسدکه اعتبار سند عادی را بدست آورد.

هیچ سردفتری حق بردن دفاتر خود را به خارج ازدفترخانه ندارد زیرا در این حالت سند از اعتبار رسمی بودن می افتد و چهره ی سند عادی را میگیرد.

برای خروج دفاتر از دفترخانه باید به صورت نامه اجازه اداره ثبت را گرفت و پزشکی قانونی تایید کند که فرد متقضای قادر به حرکت نیست و…سپس با نماینده دادستان به آن محل رجوع کرد؛ هر گونه تغییر مکان باید با مجوزاداره ثبت صورت گیرد. طبق نظریه فقهای شورای نگهبان اگر اعتبار سند عادی در محاکم ثابت شود سند رسمی را از اعتبار می اندازد.

قانونی تصویب شد به نام قانون ثبت اجباری یا ثبت عمومی که ثبت املاک را در حقوق ایران اجباری کرد اما ثبت سند اختیاری است مگر در موردی که قانون لازم شمرده باشد وهرچند که در اکثریت موارد اسناد هم الان ثبت اجباری میشوند ولی بطور کلی ثبت املاک اجباری و ثبت اسناد اختیاری اند.